Com os inúmeros avanços tecnológicos, da mesma forma que o acesso aos dados e informações está facilitado, muitas instituições sofrem com o excesso destas informações, sendo imprescindível a aplicação da gestão da informação para administrar esse volume.

Muitas vezes as informações estão armazenadas em equipamentos de informática de forma não integrada, espalhadas em seus bancos de dados, dificultando seu acesso e, conseqüentemente, o desempenho das atividades necessárias ao pleno funcionamento da instituição.

Os funcionários produzem uma série de arquivos eletrônicos e os armazenam em suas próprias máquinas, sem o intuito de compartilhamento. Por conseqüência, as instituições perdem uma visão global de seus próprios dados e informações.

As corporações devem sabe utilizar estrategicamente a internet para conseguir transmitir aos públicos interno e externo informações de forma que obtenha vantagem competitiva e diferenciação empresarial.